昨日からミーティングファシリテーション講座を受講してきた振り返りをしています。
昨日は第1段階、意見の出やすい場を整える「共有」についてお話ししました。
今日は第2段階。皆が積極的に意見を出し合う「拡散」についてのお話です。
主催者代表として最初にご挨拶♪
おはようございます！普段は民宿＆ダイビングショップの親父、コムサポートオフィスのアドバイザーもやっているガク（@kasumi_kadoya）です。
ダメな会議とは、用意した資料を読み合わせただけで終わってしまうケース。いわゆる読経会議です。
皆で意見を出し合うのではなく、最初から決まっていることのすり合わせ。新たなアイデアは創出されません。
どうすれば、会議に参加した人が意見を出しあい、全員の意見を集約して作り上げられるような実りある会議にする事ができるか。
誰も何も発言したがらない会議。そんな状況をどう打破すれば良いでしょうか。
「拡散」時のルールを決める
皆が意見を出しやすくするにはルール決めが必要です。
何を言ってもOK。否定をしない。責任追及をしない。
とにかく書き出す。
誰かの意見を
「そんなのできない」
「時間がない」
「お金がない」
と否定しない。
アイデアを出す時間と実現可能かどうかを考える時間を分ける。
アイデアは千個出すつもりで。
「どこでもドアを開発しよう」
「宇宙で販売しよう」
そんな突飛な意見でも否定せずにまずは意見としてあげていく。
そんな自由な発想の中から、イノベーティブなアイデアは生まれます。
会場や机の配置もフランクな雰囲気で！
千個出せば、その中に実現可能なアイデアが3つほどある。
できないアイデアをいくつか組み合わせることで実現可能なアイデアが浮かぶこともあります。
でも、どの会社、どの地域にも、否定から入る「アイデアキラー」ない人はいるものです。
それに対してどう対応すれば良いか？
「いいねぇ会議」をしてみよう
否定をしないようにするにはどうすれば良いか。
全てを肯定すればよい。こんなルールで会議を進めてみる。
・誰かが発した意見に対しては「いいねぇ」と必ず言うこと。
・「いいねぇ」と言った後に自分の提案をつぎ足す。
・これを参加メンバーで繰り返す。
実際3人ほどでワークでやってみたんです。
とりあえず、最初の人が
「バーベキューをやりたい」
と言いました。
次の人が
「いいねぇ！せっかくならば鹿とかジビエのバーベキューにしない？」
と言いました。
すると次の人が
「いいねぇ！じゃあ、鹿１頭から解体するところから始めるバーべニューにしよう！」
3人が揃って
「いいねぇ～」
といった感じで進みました。
初対面の3人が5分間のワークでです。
アイデアとして否定意見もあるでしょうし、実現可能かどうかはわかりません。重要なのはわずか5分でこれまでやったことのないアクティビティのアイデアが1つ生まれたこと。
こうやっていくつかブレストして出し合ったアイデアを今度は実現可能かの話し合いの場に持っていけばよいわけです。
３人ワークは面白かった！
「問い」の準備をしよう
とは言っても、そんなにうまく事は運びません。
特に最初の第1歩がなかなかでない。
スタートを円滑にするにはファシリテーターがいかに「問い」を準備しておくか。
参加者がわかりやすい、答えやすい問いをいくつ準備できるか。
可能ならば10個でも20個でも「問い」を準備しておくこと。
ちょっとわかりにくいので、これも例を持ってお話しますね。
「来年の事業計画について考えなさい」
こういった議題があったとします。
この議題ではなかなか意見は出にくいですよね。特に若手スタッフは遠慮して言いづらい。
であれば、
☆自分がやっていて楽しかった事業は？
・・・自分事で答えられるような問い
☆前期、止めた方が良いと思った事業は？続けるべきと思った事業は？
・・・体験から答えられるような問い
☆予算に糸目をつけないとしたら、やりたい事業は？
・・・リミットを外すことでアイデアが広がりそうな問い
といった感じで、わかりやすく言い換える努力をした様々な問いを準備するのです。
問いを準備する
良い会議になるかどうかは、参加者がいかに答えやすく、話を広げやすい問いをファシリテーターが用意できるかにかかっていると、まーきーさんは言われてました。
多人数で会議をしても、全然意見が出てこない。同じ人ばかりが発言している。結局偉い人、声の大きい人の意見が通ってしまう。
合意形成が得られているようで得られていない会議。
そんな不毛を繰り返さないために。
どうすれば、皆が意見を言い合う会議を行うことができるか。
とても参考になる考え方を学ぶことができました。
早速活用していきます！！
コムサポートオフィス代表
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