ファシリテーションを1日かけて基礎から学ぶ~会議の進め方講座その(1)共有

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昨日は丸一日かけて、ファシリテーションの師匠まーきーさんこと青木将幸さんのミーティングファシリテーション講座を受講してきました!!

久しぶり2回目の受講。

今回も同様に1日がっつり。以前概略として学んだことをさらに深掘りした感じです。

今日からその振り返りをしていきます。

おはようございます!普段は民宿&ダイビングショップの親父、コムサポートオフィスのアドバイザーもやっているガク(@kasumi_kadoya)です。

さて、以前も学んだミーティングファシリテーション。

もう4年になるんですね。宿ブログに書いていました。

こちらでも書いていた「会議の4つの段階」について。

今回は1日かけてさらに深掘りして理解しました。

「会議の4つの段階」とは?

まず、ファシリテーションの定義。

ファシリテーションとは「3人寄れば文殊の知恵」ということ。

3人以上が集まって各々異なる視点からの意見を出すことで新たな発見、気づきを得ること。

こう定義します。


午前中は「3人組を作って話す」
ワークを中心に開催

良い会議は4つの段階を経て合意形成を行います。この流れがないと、最初から誰かが決めていた内容にすり合わせするだけ。声の大きい人の意見、権力の高い人の意見に流され、そのまま通ってしまう会議になってしまいます。

若手スタッフの意見を拾い上げたり、複数名の意見を集めてイノベ―ティブな意見へと展開させることがありません。

田舎の会議はよくこのパターンに陥りがちです。

会議が正しく展開していった場合、以下の4段階を経ます。

(1)共有の段階

  参加者、目的、時間、ルール、雰囲気、情報、資料などなど。
  まずは共有していきます。

(2)拡散の段階

  なんでも言ってOK。否定をしない。責任追及をしない。
  とにかく書き出す。いわゆるブレインストーミングですね。

(3)混沌(カオス)の段階

  色々でた意見をに体験でまとめる。選択肢を整える。両面を見てみる。

(4)収束の段階

  全員が合意できる点を探す。投票してみる。
  誰かに一任する。
  「結論」を確認し、役割分担、スケジュール等を決める


不毛な会議を
イノベ―ティブにする方法です

今日の振り返りでは「共有」の部分のお話をしていきますね。

意見の出やすい環境を作る第1段階「共有」

会議をする際、意見の出やすい場を作りにはどうすれば良いか。

2つの視点があります。知らない人同志で話し合う際に警戒しあって意見が出ないケース。

いつものメンバーでマンネリ化して意見が出にないケース。

要はどちらでも意見は出にくい。

まずは、知らない人同士のケースについて。

自己紹介の功罪

知らない人同士の場合、普通、自己紹介から入りますよね。実はこの自己紹介、必要ですが、マイナス面もあります。人は無意識に周囲の参加者が自分よりも年上か年下か。世間の立場上自分よりも偉い人か、そうでないかを観察しています。

自己紹介は人をランク分けしてしまい、自分が下と判断すれば萎縮するのです。では、どうすれば良いか。

例えば、自己紹介では趣味の話をする、子どもの頃のニックネームを紹介する等、参加者がフランクに、上下関係なく接することができるように配慮します。

Good or New

では、いつものメンバーで話し合いをする時はどうすれば良いか。ミーティングの最初に雑談タイムを設ける。そこで最近良かった事、又は新たな気づき(Good or New)を発表してから本来の議題に入るようにする。

良かった事や新しい発見の話を発表した後に話し合いに入ると、前向きないつもと違った空気感でスタートできます。

同じ意見や配慮、忖度のない空気を形成してから会議やミーティングを行う習慣をつければよいとのことです。これは月1回、週1回など、他部署との報告会などをする際、特に部署間コミュニケーションが良くない会社ほど良い効果を生み出すそうです。

「共有」とはアイスブレイク的なイメージがあります。

会議を円滑に進めるための最初の段階です。

他にも色々なお話がありましたが、特に私が印象に残ったのは以上の2点です。

明日は「拡散」について。

いわゆる意見出しです。

メンバーからアイデアが出てこない。

結局、上司や事務局があらかじめ決めていた内容のすり合わせになってしまう。

ブレーンストーミングと言いながら、何も意見が出てこない。

どうすれば良いか。

そんな対策のお話になります。

続きは明日。


会議の4段階、それぞれを深掘ります!!

コムサポートオフィス代表
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普段は民宿の親父、時々ダイビングインストラクターです。昭和42年生まれのアラフィフ。8年間のサラリーマン生活の後、実家の民宿を継ぐ。一時は1億あった借金を8室の小さな民宿で返済。田舎の小さな事業者は、お金をかけなくてもお客様に喜んでいただいてなおかつしっかりと利益のとれる商いをしないといけません。そのために役立つ情報を日々発信していきます。

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